河南師范大學(xué)教育發(fā)展基金會檔案管理制度

第一章 總則

第一條 為加強河南師范大學(xué)教育發(fā)展基金會（以下簡稱“基金會”）檔案管理，促進檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，根據(jù)《民政部、國家檔案局關(guān)于印發(fā)<社會組織登記檔案管理辦法>的通知》(民發(fā)〔2010〕101號)、《河南省民政廳、河南省檔案局關(guān)于印發(fā)〈河南省社會組織檔案管理工作指引〉的通知》（豫民文〔2016〕365號）和《河南師范大學(xué)教育發(fā)展基金會章程》，并結(jié)合基金會工作的實際，特制定本制度。

第二條檔案工作堅持統(tǒng)一管理、分別負責(zé)的原則，基金會秘書處負責(zé)基金會檔案的組織管理，各相關(guān)部門負責(zé)各自業(yè)務(wù)工作中形成的文件材料的收集、整理、歸檔，并支持、配合秘書處做好檔案管理工作。

第三條 基金會秘書處是基金會檔案的管理部門，并指定檔案管理人員，做好檔案資料的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等具體管理工作，確保檔案資料妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴防毀損、散失。

第二章 歸檔范圍

第四條 凡是反映基金會工作活動、具有參考利用和保存價值的各種門類和載體的文件資料，均應(yīng)及時歸檔。

第五條 業(yè)務(wù)主管部門的歸檔文件材料：

（一）基金會成立、變更等事項的申報、請示等相關(guān)文件資料；

（二）業(yè)務(wù)主管單位的批復(fù)、批示、復(fù)函等相關(guān)文件資料。

第六條 登記管理部門的歸檔文件材料：

（一）基金會成立、變更等事項的申報、請示等相關(guān)文件資料；

（二）登記機關(guān)的批復(fù)、批示、復(fù)函等相關(guān)文件資料。

第七條 基金會的歸檔文件材料：

（一）基金會制定的規(guī)章制度、秘書處制定內(nèi)部管理規(guī)定及所發(fā)文件；

（二）基金會理事會的相關(guān)文件資料（會議記錄、會議紀要、決議決定等）；

（三）基金會召開、主辦或參加的其他重要會議的相關(guān)文件資料（包括會議通知、報告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)講話、典型發(fā)言、會議記錄等）；

（四）接受捐贈和基金項目實施管理方面的重要文件材料（含合同、清單和聯(lián)系函件等）；基金會業(yè)務(wù)活動中所形成的其他重要文件材料；

（五）基金會財務(wù)活動的有關(guān)記錄、報告和履行財務(wù)手續(xù)的相關(guān)文件資料；

（六）基金會有效證照、證件、印章等；

（七）基金會辦公電腦中與基金會有關(guān)的電子版資料、文件等；

（八）基金會獲得的社會榮譽資料；

（九）其他有必要歸檔管理的資料，包括聲像形式記錄下來的對基金會工作產(chǎn)生作用的各種資料，上級領(lǐng)導(dǎo)、名人、友人、協(xié)作單位提供和贈送的題詞、書畫、文獻資料、有紀念意義的各種工藝制品等。

第三章 歸檔要求

第八條 凡屬歸檔范圍的文件材料，各相關(guān)部門應(yīng)按規(guī)定收集齊全，認真整理，按時向檔案室移交。各項業(yè)務(wù)工作中形成的文件材料的歸檔率、完整率應(yīng)達到100％，任何個人不得據(jù)為己有或拒絕歸檔。

第九條 歸檔的文件材料必須是辦理完畢的正式文件材料。各部門應(yīng)嚴把文件材料形成關(guān)，將不合規(guī)范的歸檔文件材料排除于形成過程。

第十條 歸檔的文件材料應(yīng)當(dāng)齊全完整，每份文件的印件與定稿、正件與附件、請示與批復(fù)等都應(yīng)齊全，應(yīng)當(dāng)按照自然形成、保持歷史聯(lián)系的原則依序排列，印件在前、定稿在后，正件在前、附件在后，批復(fù)在前、請示在后，并符合長期保管的質(zhì)量要求。所有歸檔文件材料的字跡要清晰、工整，禁止使用圓珠筆、鉛筆等不耐久的字跡材料制作文件。

第十一條 建立電子檔案，有電子版的歸檔文件，一律與紙質(zhì)文件同步存檔，并做好電子檔案的備份存儲工作。

第十二條 歸檔文件資料必須按規(guī)定時間歸檔，嚴格歸檔手續(xù)。歸檔時應(yīng)擬制移交清單一式二份，交接雙方據(jù)此查驗清點檔案，簽名交接。

第十三條 應(yīng)當(dāng)建立檔案名錄等檢索工具。

第四章 檔案的保管、移交、銷毀

第十四條 檔案保管應(yīng)貫徹“以防為主，防治結(jié)合”的原則，配置安全防范設(shè)施，加強防火、防盜、防潮、防霉、防塵、防蟲、防光、防高溫等工作，保證檔案的完好與安全。要定期檢查檔案保管情況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。非檔案管理人員不得隨意進入檔案室，室內(nèi)要保持整潔，嚴禁吸煙。

第十五條檔案保管期限：

（一）文書檔案的保管期限定為永久、長期和短期三種。長期為十六至五十年左右，短期為十五年以下，三年以上；

（二）確定檔案保管期限的原則：

1.凡反映基金會主要職能活動和基本歷史面貌的，對基金會工作有長遠利用價值的檔案，列為永久保管；

2.凡反映基金會一般活動，在較長時間內(nèi)對基金會工作有查考利用價值的文件材料，列為長期保管；

3.凡在較短時間內(nèi)對基金會工作有參考價值的文件材料，列為短期保管。

第十六條 檔案人員變動工作時，必須辦理交接手續(xù)，嚴格核實交接的檔案。

第十七條 檔案不得借出、不得攜帶出境。

如有特殊需要，檔案經(jīng)理事長或秘書長批準(zhǔn)，可以提供查閱、摘抄、復(fù)印，并辦理登記手續(xù)。查閱、摘抄、復(fù)印檔案須由本會檔案管理人員陪同。

查閱檔案時，嚴禁在檔案上作涂改、圈劃、抽換、批注、污損和折皺。發(fā)現(xiàn)上述情況應(yīng)追究當(dāng)事人責(zé)任。

第十八條 檔案移交、銷毀必須認真履行相關(guān)手續(xù)。移交、銷毀檔案由理事長審批，秘書長監(jiān)交、監(jiān)銷。

第五章 附則

第十九條 本制度由理事會秘書處負責(zé)解釋。