關于研究生檔案移交的通知
為規(guī)范研究生檔案歸檔材料的管理，根據(jù)《高等學校檔案工作規(guī)范》和《河南師范大學檔案管理辦法》的有關規(guī)定，研究生檔案歸檔材料按如下要求和流程辦理：
一、 歸檔案要求：
（一） 歸檔的研究生檔案必須是原件。歸檔材料中需要加蓋印章或簽字的必須是紅印或親筆簽字。
（二）歸檔的文件材料必須字跡工整、清晰，使用符合檔案要求的書寫材料，即使用碳素、藍黑墨水；計算機打印的材料必須是激光打印。嚴禁使用鉛筆、圓珠筆，紅色、純藍色墨水和色帶打印、噴墨打印等不耐久材料。
（三）歸檔的材料用紙要統(tǒng)一規(guī)格，采用國際標準文本用紙（A4紙）。論文答辯表決小票，應使用A4白紙裱糊，破損的文件材料按要求進行修復。
（四）歸檔的研究生材料，請各學院按學號順序排列。
（五）研究生歸檔材料以卷為單位，每位研究生的學位歸檔材料為一卷，卷內(nèi)排序按照“卷內(nèi)目錄”的文件順序排列。（附件2）
（六）每卷歸檔材料需在文字頁非裝訂線一側下角編寫頁碼。已裝訂成冊的實驗記錄，按冊內(nèi)的編號，不再重新編號。
（七）歸檔的研究生材料內(nèi)，需粘貼像片的位置不能空。
（八）歸檔的成績單，需填表人簽字或蓋章，所在學院和研究生院同時蓋紅章。
二、 歸檔流程：
（一）研究生院為研究生檔案的形成、立卷和歸檔的主管部門，負責學位文件材料的統(tǒng)一制發(fā)和立卷歸檔的布置與驗收工作。
（二）根據(jù)“教學文件材料形成部門立卷的原則”研究生學位檔案由研究生院負責收集，按要求整理、審核、簽字、蓋章后，填寫移交清單，移交檔案館。
（三）移交前，移交人要認真填寫卷內(nèi)備考表。移交檔案時，交接雙方必須當面檢查，檔案館根據(jù)有關標準進行驗收，不符合要求者，檔案館有權退回，限期改正后重新移交。（附件3）
（四）經(jīng)驗收合格后辦理移交手續(xù)。填寫文件移交目錄一式兩份（附件4），檔案館存檔一份，研究生院存檔一份。
聯(lián)系人：曾飛舟 郭雯婧
電話：3328229、3326164
地址：東區(qū)實訓樓一樓106A
圖書與檔案信息中心
2024年10月8日
附件1：
河南師范大學檔案管理辦法.doc
附件2：卷內(nèi)目錄
附件3：備考表
附件4：文件移交目錄
附件5：
移交檔案時間安排表.xls
