關(guān)于做好我校2024屆畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作的通知
各學(xué)院、2024屆畢業(yè)生：
為深入落實教育部《關(guān)于做好2024屆全國普通高校畢業(yè)生就業(yè)創(chuàng)業(yè)工作的通知》（教就業(yè)〔2023〕4號），扎實做好我校2024屆畢業(yè)生檔案工作，現(xiàn)將有關(guān)事項通知如下：
一、總體要求：
2024屆我校畢業(yè)生（含本碩博）學(xué)籍檔案由圖書與檔案信息中心學(xué)生檔案部統(tǒng)一組織，各學(xué)院具體負責(zé)材料裝檔、郵寄轉(zhuǎn)遞；原則上個人不能自帶和保管檔案；檔案材料必須用統(tǒng)一的檔案袋密封，并加蓋統(tǒng)一的學(xué)生檔案專用公章才可進行郵寄轉(zhuǎn)遞。
二、具體要求
1、各學(xué)院2024屆畢業(yè)生檔案材料裝好后，請輔導(dǎo)員老師安排各學(xué)院檔案助理（特別是培訓(xùn)的聯(lián)絡(luò)員），做好急需和批次調(diào)檔的畢業(yè)生檔案郵寄轉(zhuǎn)遞相關(guān)材料準(zhǔn)備工作（錄入調(diào)檔信息“總表”（見附件2）、按照“批次表”（見附件3）信息生成“三聯(lián)單”、地址單（詳細要求見培訓(xùn)PPT），“批次表”電子版和“轉(zhuǎn)快遞員表”（見附件4）紙質(zhì)版（要有輔導(dǎo)員和快遞員雙方簽字）最后都要交到圖檔中心學(xué)生檔案部收存）。特別提醒：升入師大本校研究生的畢業(yè)生檔案，需單獨匯總調(diào)檔信息表（見附件5），且不得進行郵寄轉(zhuǎn)遞，等待圖檔中心學(xué)生檔案部移交通知，升本校畢業(yè)生附件4的簽字雙方變?yōu)椤拜o導(dǎo)員”和“檔案館接收人”。
2、裝檔完成后，檔案在正式離校前，學(xué)生檔案部會及時通知各學(xué)院輔導(dǎo)員對“三聯(lián)單”加蓋公章、領(lǐng)取檔案袋和封條，按照要求進行檔案封裝、蓋章。隨后，由學(xué)生檔案部統(tǒng)一組織，各學(xué)院輔導(dǎo)員與郵政快遞公司對接，領(lǐng)取全國統(tǒng)一的外包裝袋和密封條進行封裝，并加蓋檔案專用密封章集中郵寄。
3、關(guān)于就業(yè)或升學(xué)等不同情況下調(diào)檔要求。畢業(yè)生到機關(guān)、國有企事業(yè)單位就業(yè)或定向招生就業(yè)的，由就業(yè)單位開具調(diào)檔函作為調(diào)檔憑證，檔案轉(zhuǎn)遞至所就業(yè)單位；考研升學(xué)的由升學(xué)院校開具調(diào)檔函，檔案轉(zhuǎn)遞至所升學(xué)院校；到非公單位就業(yè)、靈活就業(yè)及自主創(chuàng)業(yè)的，檔案轉(zhuǎn)遞至就業(yè)、創(chuàng)業(yè)地或戶籍地人社部門。暫未就業(yè)的，可根據(jù)畢業(yè)生本人意愿轉(zhuǎn)遞至戶籍地人才交流中心。
（特別提醒：畢業(yè)生在轉(zhuǎn)遞檔案前一定要和檔案接收單位溝通好是否可以接收檔案，以免造成二次退檔。填寫“檔案轉(zhuǎn)遞申請承諾書”作為調(diào)檔憑證的，“轉(zhuǎn)移地址”需精確到所在區(qū)、縣人才交流中心。）
4、對于調(diào)檔憑證（調(diào)檔函或調(diào)檔申請書）上特別說明的事宜，一定要認(rèn)真按照說明事項進行辦理，否則，容易被二次退檔甚至造成檔案丟失。（例如：部分升學(xué)高校要求在檔案袋上備注升學(xué)同學(xué)信息，或裁減調(diào)檔函上的一些信息粘貼到檔案袋上等；部分地市人才交流中心要求在檔案袋上填寫統(tǒng)一編號，或郵政外包裝袋上備注、蓋章等等，否則拒收。）
5、由于國家取消就業(yè)報到證以及檔案館庫房存放空間有限等原因，除特殊原因外，原則上應(yīng)屆畢業(yè)生檔案全部轉(zhuǎn)寄（畢業(yè)生檔案存放在社會人才交流中心和放在學(xué)校相比利大于弊，特別是工齡計算、利用便利、補充材料等方面）。圖檔中心學(xué)生檔案部負責(zé)提供檔案袋、密封條、蓋章和協(xié)調(diào)郵政快遞公司，并收集匯總?cè)．厴I(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞信息、手續(xù)資料的電子版和紙質(zhì)版。詳細的畢業(yè)生檔案材料整理和檔案轉(zhuǎn)遞注意事項等，圖檔中心學(xué)生檔案部已給各學(xué)院2024屆畢業(yè)生輔導(dǎo)員和檔案聯(lián)絡(luò)員進行過專題培訓(xùn)，如遇裝檔、轉(zhuǎn)檔等問題請及時與本學(xué)院輔導(dǎo)員或者檔案聯(lián)絡(luò)員進行咨詢。
三、畢業(yè)生檔案郵寄轉(zhuǎn)遞時間節(jié)點
我校采用郵政特快專遞（EMS）渠道轉(zhuǎn)遞畢業(yè)生檔案，預(yù)計在7月下旬前完成集中轉(zhuǎn)遞，畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作具體時間節(jié)點安排，請關(guān)注我校2024屆畢業(yè)生檔案工作群通知。
四、畢業(yè)生檔案郵寄轉(zhuǎn)遞去向查詢
畢業(yè)生檔案經(jīng)學(xué)院輔導(dǎo)員和郵政快遞員雙方簽字確認(rèn)交接后，由郵政快遞公司盡快安排郵寄，并及時提供快遞單號（單號會及時在2024屆畢業(yè)生檔案工作群內(nèi)發(fā)布），各學(xué)院輔導(dǎo)員需及時發(fā)布到畢業(yè)班級，提醒畢業(yè)生及時進行查詢。注意：郵政特快專遞投遞狀態(tài)可供查詢期限為12個月，檔案轉(zhuǎn)出后，畢業(yè)生應(yīng)根據(jù)快遞單號跟蹤檔案轉(zhuǎn)遞狀態(tài)，并及時到本人就業(yè)單位或檔案接收機構(gòu)查詢，確認(rèn)本人檔案是否已經(jīng)送達。
特別提醒：請各學(xué)院和輔導(dǎo)員老師高度重視2024屆畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作，安排專人負責(zé)，畢業(yè)生檔案材料收集、整理、封裝工作做到細致認(rèn)真，堅決杜絕檔案材料“造假”、“漏裝”、“錯裝”等情況，移交或郵寄檔案時，務(wù)必做到認(rèn)真檢查、清點、簽字確認(rèn)。
學(xué)生檔案部：尚清江 王凌煒
聯(lián)系電話：3328019
河南師范大學(xué)圖書與檔案信息中心
2024年5月28日
附件1：（最新版）《河南師范大學(xué)檔案轉(zhuǎn)遞申請承諾書》.docx
附件2：(總表)《XX學(xué)院2024屆畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞信息統(tǒng)計總表》.xlsx
附件3：（批次表）《XX學(xué)院2024屆畢業(yè)生檔案第X批轉(zhuǎn)遞信息表2024.XX.XX》.xlsx
附件4：（轉(zhuǎn)快遞員）《XX學(xué)院2024屆畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)郵政快遞信息表2024.XX.XX》.xlsx
附件5：（升本校）《河南師范大學(xué)2024屆畢業(yè)生升本校匯總表2024.XX.XX》.xlsx
附件7：《檔案郵寄轉(zhuǎn)遞單（三聯(lián)單）自動生成模板》.doc
附件8：2024屆畢業(yè)生檔案裝檔工作注意事項.docx
附件9：2024屆畢業(yè)生檔案郵寄工作注意事項.docx
