綜合檔案室預立卷制度（修訂稿）
學校檔案預立卷是學校檔案管理的基礎工作之一，是學校實行部門立卷制度的一個重要環(huán)節(jié)。規(guī)范學校檔案預立卷工作，對學校立卷部門做好平時歸卷工作，提高立卷質量，方便歸檔前的查找利用具有重要作用。為了規(guī)范學校各部門的預立卷工作，特制訂以下制度：
一、總則
學校檔案預立卷是學校檔案管理的基礎工作之一，是學校實行部門立卷制度的一個重要環(huán)節(jié)。規(guī)范學校檔案預立卷工作，對學校立卷部門做好平時歸卷工作，提高立卷質量，方便歸檔前的查找利用具有重要作用。
二、歸檔文件材料的平時收集
1.工作人員當文件處理完畢后，應及時向本部門兼職檔案人員移交。
2.各部門兼職檔案人員應根據本部門歸檔類目條款名稱，為每一條款準備一個卷夾。將接受的文件歸入有關卷夾內分類保管，并登記在文件登記簿上，以備查找。
三、歸檔文件的質量要求
1. 接收歸檔的文件必須是原件，簽發(fā)稿手續(xù)要完備，落款及日期無遺漏，并蓋有公章，發(fā)文號不能重復。
2. 文件的起草、修改、核稿、簽發(fā)，批示等都應使用藍黑墨水或墨汁書寫，不能采用鉛筆或圓珠筆。文件的擬稿和繕印一律用A4紙。
3. 傳真件要進行復印，領導簽發(fā)內容須簽發(fā)在復印件上。
4.文件材料的完整性（即成套性，如：由請示必須有批復等）和準確性。
5. 文件用紙應統(tǒng)一規(guī)格，字跡要端正。
四、對歸檔文件材料的整理和預立卷的程序
在每年年度，各部門兼職檔案員應對本部門年度歸檔的文件材料進行分類、整理、預立卷。
1. 區(qū)分文件的保管期限。
不同保管期限的歸檔文件應分開立卷。按檔案利用的大小分為永久、長期和短期三種。
2. 對絕密、機密、秘密不同密級的歸檔文件，應分開獨立組卷。
3. 歸檔文件的分類組卷方法。
歸檔的案卷是一組密切、有機聯(lián)系的文件組合。一般以問題為主，參照文件的作者、名稱、時間、收發(fā)文機關及地區(qū)特征，把同一問題的文件組成一卷，即“一事一卷”。
4.卷內文件的排列。
應按照文件的重要程序排列，結論性文件在前，過程文件在后；批復在前，請示在后；正件在前，附件在后；打印件在前，原稿在后。此外，卷內文件還應按照文件時間的順序排列。
5.對寫成年度及針對內容年度不一致的歸檔文件立卷時間的處理原則。
（1）當年度寫成的文件，此年年初批準或發(fā)布的，放在批準、通過的年度立卷。
（2）年度計劃、總結、報表、預算等放在針對年度；跨年度或多年度的放在最后的年度立卷。
（3）計劃與總結寫在一起的文件，應按文件內容的主次和中心來確定。
（4）跨年度處理完畢的文件，可放在辦理結束或結案的一年立卷。
（5）跨年度的請示與批復，來文與復文，一般按本部門的發(fā)文時間立卷。
（6）批準或轉發(fā)文件，應按批準、轉發(fā)時間立卷。被批轉的文件原件在擬稿人單位的，仍按原來文件的寫成年度立卷。
（7）紀念性和回顧性文件，放在寫成年度立卷。
6. 預立卷類目的修改與調整
事先編制的立卷類目難免會與實際形成的文件有出入，這是很自然的。兼職檔案員可以在平時歸卷過程中，根據文件的實際情況，隨時修改或增補有關條款。增補的條款可以放在每類之后，按順序使用空號，也可以酌情插補在有關條款的后面，作為該條款的一個分號。每年年終或次年年初，應總結經驗并結合下一個年度的工作計劃，對類目進行一次全面的調整與修改，以備下一年度使用。
7.預立卷經檔案部門專職人員復核后，在文件材料上編頁號，填寫卷內文件目錄。
8.由各部門兼職檔案員填寫檔案預立卷移交目錄。
