為適應(yīng)新形勢下學(xué)生檔案管理工作的需要，實現(xiàn)學(xué)生檔案管理的動態(tài)化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和科學(xué)化，根據(jù)《河南省大中專畢業(yè)生檔案管理若干規(guī)定》(河南省教育廳 河南省檔案局 教學(xué)［2003］624號)，現(xiàn)制定《河南師范大學(xué)學(xué)生檔案管理實施細(xì)則》。
1、本細(xì)則適用于我校全日制本、?？茖W(xué)生，研究生的學(xué)籍檔案管理由研究生學(xué)院、研究生工作部另行規(guī)定。
2、學(xué)生檔案材料歸檔范圍：（1）高考檔案材料：高考報名登記表、體檢表、高中畢業(yè)生登記表、高考志愿表等；（2）大學(xué)檔案材料：畢業(yè)生登記表、河南師范大學(xué)學(xué)生學(xué)籍表、入黨(團)材料，加入民主黨派材料、在校期間獎勵、表彰及懲處決定、新生入學(xué)體檢表和畢業(yè)生體檢表、實習(xí)鑒定相關(guān)材料、其他有關(guān)須裝檔的材料等。
3、材料歸檔要求：（1）對裝檔材料的內(nèi)容認(rèn)真審查，要求準(zhǔn)確、清楚，注明材料形成的時間；（2）大學(xué)期間歸檔材料由檔案館組織各學(xué)院統(tǒng)一裝檔，學(xué)生處分材料由檔案管理人員裝檔（學(xué)生在校期間所形成的所有材料畢業(yè)前統(tǒng)一由各學(xué)院保管，畢業(yè)后由檔案館組織各學(xué)院統(tǒng)一裝檔入館）。（3）歸檔材料必須統(tǒng)一使用碳素墨水或藍(lán)黑墨水書寫，不得使用圓珠筆、鉛筆、紅筆和純藍(lán)色墨水書寫，不得交送復(fù)印件；（4）凡屬已歸檔材料，任何人不得擅自剔除。
4、檔案接收：（1）接收新生檔案須以校招生辦提供的新生錄取名冊為依據(jù)；（2）由學(xué)院統(tǒng)一把新生檔案送到檔案館，檔案館不接收學(xué)生個人所送檔案；（3）接收檔案必須由招生辦、新生輔導(dǎo)員、檔案館管理人員共同在場接收；（4）轉(zhuǎn)學(xué)檔案的接收：轉(zhuǎn)學(xué)學(xué)生除提供由轉(zhuǎn)出學(xué)校提供的學(xué)籍檔案外，須同時提供學(xué)籍變更通知單、高招錄取復(fù)印件、轉(zhuǎn)學(xué)審批表復(fù)印件；（5）借讀生檔案不予接收。
5、檔案的保管：（1）學(xué)生檔案由校檔案館統(tǒng)一管理；（2）對于退學(xué)、死亡學(xué)生檔案應(yīng)及時登記和整理；（3）加強防盜、防火、防水工作，預(yù)防丟失、損毀事故的發(fā)生；（4）歸檔材料必須按本規(guī)定的程序辦理各項立卷手續(xù)，認(rèn)真審核，做到完整真實，手續(xù)齊備；（5）對移交的立卷材料必須進(jìn)行登記。
6、檔案的查、借：（1）因考察、任用學(xué)生干部、學(xué)籍變動、組織發(fā)展、推薦就業(yè)、起草獎懲文件等工作需要，校內(nèi)相關(guān)人員經(jīng)檔案管理人員同意，辦理相關(guān)手續(xù)后，可查閱學(xué)生檔案；校外單位因公需要查閱學(xué)生檔案的，必須持單位介紹信和本人身份證，經(jīng)校檔案館管理人員同意后，方可查閱檔案材料。查閱檔案應(yīng)嚴(yán)格保密。
（2）學(xué)生檔案原則上不得外借。確因工作需要借出時，應(yīng)嚴(yán)格履行借出登記手續(xù)。檔案借出后必須妥善保管，借出時間一般不得超過3天，若情況特殊需延期的，應(yīng)補辦借閱手續(xù)。禁止在檔案上劃圈、涂抹、批注、刪改；未經(jīng)批準(zhǔn)不得復(fù)制。歸還時，管理人員要逐一核對檔案材料。
7、檔案的轉(zhuǎn)遞：（1）學(xué)生畢業(yè)離校時，所有需要歸檔的材料要及時立卷；畢業(yè)學(xué)生檔案應(yīng)通過機要部門轉(zhuǎn)遞，不得公開郵寄，不得自帶；（2）寄出檔案因地址不詳?shù)仍蛲嘶貙W(xué)校的，檔案館負(fù)責(zé)保管一年；（3）校檔案館憑《就業(yè)報到證》及離校手續(xù)清單發(fā)送學(xué)生檔案；（4）休學(xué)學(xué)生的檔案轉(zhuǎn)至休學(xué)后所屬年級管理；開除學(xué)籍、退學(xué)、出國未歸、死亡、失蹤學(xué)生的檔案材料轉(zhuǎn)入校檔案館。（5）報考研究生的畢業(yè)生，其相關(guān)材料復(fù)印及轉(zhuǎn)遞檔案手續(xù)到檔案館辦理。
8、遺失檔案有關(guān)材料的補辦：（1）本人提交書面申請；（2）出示《畢業(yè)證書》原件及單位介紹信；（3）到校招生辦復(fù)印錄取花名冊并加蓋招生辦公章；（4）到教務(wù)處辦理學(xué)籍材料手續(xù)并加蓋學(xué)籍管理章；（5）到就業(yè)指導(dǎo)服務(wù)中心領(lǐng)取《高等學(xué)校畢業(yè)生登記表》并辦理相關(guān)手續(xù)；（6）到畢業(yè)時所在學(xué)院辦理有關(guān)材料等。以上手續(xù)辦理完畢后，由校檔案館密封后按規(guī)定轉(zhuǎn)遞到畢業(yè)生所在就業(yè)單位。
